O timeboxing vai melhorar a tua vida!

Uau, começar logo com uma afirmação destas! Deve ser algo mesmo transformador não? Não tomes a minha palavra por garantida, vou-te explicar o que é o timeboxing e porque considero que é uma das melhores formas de melhorar a produtividade, depois podes decidir se a frase com que comecei é mesmo verdade.

Vou explicar o conceito da forma mais simples possível, afinal de contas, as grandes estratégias que nos permitem melhorar produtividade são na sua essência bastante simples. Timeboxing consiste em definir um período de tempo para uma tarefa, decidir quando esse período de tempo será realizado e simplesmente fazer tudo para que aconteça. Exemplo simples retirado da minha rotina diária, todos os dias defino um slot de tempo das 6h às 7h para fazer exercício físico, e faço tudo para que se concretize. Isto é timeboxing, simples não é? 

Porque que é tão eficaz? O timeboxing toca em vários comportamentos benéficos, como por exemplo:

• Incentiva a focar numa tarefa única
• Incentiva a definir prioridades
• Incentiva ao planeamento antecipado
• Incentiva a partir uma tarefa grande em tarefas mais pequenas
• Dá motivação sempre que uma tarefa é concluída

O segredo é fazer timeboxing e registar as atividades a realizar numa agenda ou calendário (físico ou digital). No cenário ideal deves registar mesmo as atividades fora do teu trabalho, como ginásio, deslocações, hora de almoço, pausas, etc. Ao fim de algum tempo de prática vais ter uma ideia clara sobre tudo o que tens para fazer durante o teu dia e vais também melhorar a tua capacidade de planeamento e de realizar estimativas para tarefas. Uma tarefa que inicialmente poderias estimar para 1h pode revelar-se ao fim de algum tempo uma tarefa de apenas 30m, essa sensibilidade virá com a prática.

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Eu pessoalmente, gosto no final de cada dia de trabalho planear o próximo. A ideia é definir slots de tempo para as tuas tarefas do dia. Não te esqueças de deixar alguns espaços em branco na tua agenda, ter o dia totalmente planeado dá espaço a pouca flexibilidade. Muita rigidez não é positivo e pode vir a causar-te mais stress do que a ajudar.

Uma grande vantagem é que ao planeares desta forma, vais-te aperceber se por exemplo estás a consumir muito tempo em reuniões ou atividades que não te aproximam dos teus objetivos. É por isso que gosto mais deste conceito de timeboxing do que listas de tarefas. Uma lista de tarefas não te incentiva à ação, mas uma tarefa registada na agenda sim.

Não percas mais tempo e dá uma oportunidade a esta técnica de produtividade. Depois decide por ti se é algo que queres manter para futuro ou não. No meu caso utilizo diariamente e cada dia que passa estou mais fã.

Até à próxima 

Todos nós vivemos no agora!

Não no passado, não no futuro. Por um lado o passado é excelente, permite aprender com os erros, evitar que sejam repetidos no presente. Já o futuro, permite pensar mais à frente e antecipar possíveis situações ou problemas. Todos nós tendemos a viajar para o passado ou para o futuro com alguma frequência, não existe qualquer problema nisso. Contudo, hoje quero falar-vos no enorme potencial que é viver no presente, no agora. Existem casos extremos de pessoas que vivem grande parte das suas vidas ou no passado, ou no futuro. Em suma, esquecem-se que a magia acontece no presente. Pessoas mais idosas tendem a viver muito no passado, nos bons velhos tempos, e com isso acabam por desistem de viver o dia-a-dia. Já os mais novos, tendem a estar constantemente a pensar e a projetar o futuro, esquecendo-se por vezes de viver as experiências que alguém nessa idade deve experimentar.

Se enquanto somos novos pensamos no futuro, e quando somos mais idosos pensamos no passado, não quererá isto dizer que temos que agarrar o presente com unhas e dentes? Não devemos pensar sobretudo no agora e estar 100% comprometidos com o dia atual?

Este é um conceito muito em voga nos dias de hoje. Viver no agora vai trazer-te inúmeros benefícios e reduzir uma série de comportamentos que não são de todo saudáveis. Por exemplo, viver demasiado no futuro pode trazer ansiedade ou um desligar do momento atual. Por exemplo, podes estar num almoço com os teus amigos, e ao invés de aproveitares a 100% o momento, estás a pensar na apresentação que tens que fazer no dia seguinte. Qual o benefício disso? Acabas por não aproveitar um momento bom com os teus amigos para relaxares e te divertires, e quanto a mim, isso é um desperdício. 

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Fazendo a cola com o tema produtividade, imagina que tens um grande objetivo para cumprir. Algo com dimensão, que não se finaliza em 2 ou 3 dias. Ao viveres demasiado no futuro, vais-te lembrar de forma recorrente deste teu grande objetivo, e de como estás longe de o atingir. Isto pode levar a níveis altos de ansiedade e de medo, podes achar que o caminho é demasiado árduo, ou que nunca o vais conseguir.

Ao colocares a mente no momento atual, ou seja, no processo que estás a executar para atingir o teu objetivo, retiras essa ansiedade e sabes que dia-a-dia estás a fazer o caminho para o atingir. Quando se consegue dividir um objetivo de grande dimensão em tarefas mais curtas e periódicas, tudo se torna mais fácil. Também permite ir atingindo vitórias, o que é excelente para a tua motivação. Por exemplo, se tens como objetivo escrever um livro, a finalização de cada capítulo deve ser motivo de celebração. Ao celebrar o momento, pensa que estás mais perto do teu objetivo, aprende a festejar as pequenas vitórias. É vital apreciar mais o processo e menos o objetivo. É isso que funcionará como combustível no teu dia-a-dia, que te vai fazer levantar da cama e encarar o dia como uma oportunidade de estar mais perto do que pretendes. O importante é nunca desistir e continuar a persistir, mesmo quando a motivação para o fazer é baixa.

Agarra cada dia com energia e com foco. Aprende a viver o agora, e passa menos tempo no passado e no futuro, acredita que compensa 😊.

Já alguma vez tiveste daqueles dias em que te levantas, tomas o pequeno-almoço, fazes o teu café, sentas-te para trabalhar e nada acontece? Falo daqueles dias em que pensas se não valia mais estares a olhar para as paredes ou a ver crescer a relva.

Vou ter que ser o primeiro a levantar a mão, porque é algo que me acontece com alguma frequência. Afinal, o que é isto e como o combater? Bem, o primeiro passo é perceberes que efetivamente não estás num bom dia. O segundo é entenderes porque é que estás assim. Só depois é possível encontrar soluções. Cansaço, desmotivação? No meu caso percebi que na maioria das vezes estava ligado a uma característica muito humana, presente em todas as pessoas, a bela e velha arte de procrastinar. Pois, o ser humano quando sabe que tem algo difícil para fazer, inventa mil e uma desculpas para não se colocar no desconforto. Afinal, o nosso cérebro, apesar de ser um orgão espetacular, procura sempre o dispêndio mínimo de energia, atividades que sejam puxadas a nível cognitivo vão sempre despoletar uma potencial fuga para atividades menos complexas (tipo ir ver séries enquanto se come um pacote inteiro de M&M´s).

É certo e sabido que a maioria das pessoas de sucesso consegue combater estes pensamentos de fuga e simplesmente sentar-se e fazer o que tem que ser feito. Será que são pessoas mais evoluídas, seres superiores? Acredito que não, são simplesmente pessoas que têm sistemas bem montados e estruturados que lhes permite serem ultra-produtivas e deixar as tarefas prazerosas apenas para quando as coisas estão realmente fechadas.

Um dos processos/técnicas mais famosos que existe é o pomodoro. Consiste em bloquear intervalos curtos para trabalho ininterrupto, seguidos de um pequeno break. Por exemplo, trabalhar sem incómodos ou interrupções durante 25m, descansar por 5m e repetir o ciclo. Algumas pessoas consideram 25m pouco e aumentam por exemplo para 50m de trabalho e 10m de descanso. Pessoalmente, gosto da versão de 25m. Nos dias de hoje é muito comum existirem interrupções constantes no nosso trabalho, exemplo...emails, mensagens instantâneas, chamadas telefónicas, etc etc. É mais fácil ignorar todas essas interrupções durante 25m que por 50m, daí considerar ser mais benéfico. Digamos que não me sinto tão mal a ignorar alguém por 20m ao invés de o fazer por exemplo por 45m (principalmente se for o chefe!).

O pomodoro prevê que se devem repetir este ciclos o máximo de vezes possível e de forma sequencial. Descobri que no meu caso a abordagem tinha que ser ligeiramente diferente. Devido ao facto de existirem tantas interrupções durante o dia de trabalho, o meu grande objetivo é sempre tentar maximizar o número de ciclos (ou pomodoros), e não de tentar cumprir religiosamente a continuidade destes mesmos ciclos pelo maior tempo possível. Ou seja, apenas conto 1 pomodoro quando estou a fazer trabalho real! Sempre que, por exemplo, estou em reuniões não conto pomodoros, prefiro contabilizar apenas o tempo em que estou a produzir algum tipo de entregável. Nota que um entregável pode ser algo como por exemplo limpar a caixa de correio, fazer uma apresentação, controlar o budget de um projeto ou pensar na estratégia a seguir para a próxima semana/mês.

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Desta forma, consigo perceber diariamente quantos pomodoros de trabalho efetivo tive. Fazendo o paralelismo com o nosso querido ordenado, os pomodoros representam o valor líquido e não o bruto :). E afinal, não queremos todos aumentar o valor líquido? É seguir a mesma lógica e tentares superar-te todos os dias. Claro está que vão existir dias em que vais estar submerso em reuniões e vais alcançar muito pouco, mas se tiveres uma visão mais longo prazo vais começar a olhar para o número de pomodoros por semana ou mês, e se tens alguns dias em que o teu valor líquido foi baixo, já sabes que tens algum catch up a fazer nos seguintes. Faz um teste, durante uma semana conta o número de pomodoros que consegues e tenta igualar ou subir na próxima.

Existem várias ferramentas de pomodoro para telemóvel.

Alguns exemplos :

Forest

Flow

Pomodoro Focus Timer

Experimenta-as, mas não percas muito tempo em várias, escolhe uma e mantêm-te fiel, afinal, é só um timer. O tempo que gastas a mudar de ferramenta é tempo que deverias estar a fazer as coisas acontecer :). Estas aplicações dizem-te sem dificuldade o número de pomodoros que tens por dia, algumas delas até dizem esse número por semana ou mês com gráficos de tendência. É a forma que tens de perceber se a tua velocidade está ou não a aumentar (ou pelo menos estabilizada). Se os teus pomodoros apresentam uma tendência decrescente, então recomendo que vejas o que se passa, é altura de fazer algumas otimizações no teu dia-a-dia.

Espero que este método te ajude como me ajudou a mim. Podes até expandir para além do teu trabalho, por exemplo, contar pomodoros em que estás a ler, a ouvir podcasts, a fazer cursos online ou qualquer outra atividade que consideres ser relevante para o teu desenvolvimento pessoal. O importante é começares já hoje, não esperes pelo momento ideal para iniciar um novo processo, põe as mãos na massa.

Bons pomodoros :), até à próxima.

Há uns meses atrás, escrevi sobre se o futuro poderia passar por equipas cada vez mais remotas (vê aqui). Ao dia de hoje, ainda não tenho a resposta, mas creio que assim que for possível, a esmagadora maioria das empresas vai querer voltar aos velhos hábitos. Creio que durante o que resta deste ano de 2021, vamos ver progressivamente um regresso aos escritórios. Numa primeira fase de forma faseada, mas em fases seguintes, a tendência em Portugal deverá ser todos regressarem (o que é uma pena). Esta pandemia mostrou que é possível exercer funções de igual ou melhor forma, mesmo estando em casa (para alguns tipos de empregos), pelo que uma solução híbrida poderia ser a forma mais lógica de encarar o futuro. Por exemplo, ir ao escritório 2 dias e estar 3 em casa seria um compromisso que acredito que iria agradar a uma enorme franja da população.

Contudo, e porque o tema deste artigo não é divagar sobre se vamos ou não continuar com modelos híbridos, por enquanto continuamos em teletrabalho, e portanto, hoje escrevo sobre alguns bons princípios que devem governar uma excelente equipa remota. A realidade, é que muitas equipas pelo mundo fora já trabalham todo o ano de uma forma distribuída. Afinal, o mundo é cada vez mais global, e temos de colaborar com equipas que estão no estrangeiro, por vezes, em fusos horários bem diferentes. Tudo isso faz com que aos dias de hoje, seja cada vez mais importante colaborar de forma remota e virtual. Partilho alguns princípios que na minha opinião são uma mais valia na gestão deste tipo de equipas.

Cultura construída em cima de fundações como a confiança e respeito

Não há volta a dar, é necessário existir uma boa relação de confiança e respeito entre todos os membros da equipa. Numa situação em que as pessoas não estão fisicamente juntas todos os dias, é fundamental confiarmos no trabalho que está a ser executado pelos outros, principalmente se fores a chefia da equipa. Todos conhecemos o ditado, "longe da vista, longe do coração", mas não tem que ser assim. O líder da equipa deve evitar ao máximo a micro-gestão, e deve dar autonomia à sua equipa (já abordaremos este tema em mais detalhe num dos princípios abaixo). A confiança e o respeito ajudam a que tudo o resto corra de uma forma mais fluída. Se as pessoas tiverem confiança umas nas outras, vão ter mais facilidade em partilhar ou exprimir a sua opinião. Quanto ao respeito, significa que as pessoas sentem que são escutadas e que têm valor no seio da equipa. A confiança e o respeito, apesar de serem muito importantes quando em teletrabalho, são também igualmente válidos num contexto de trabalho presencial. Em teletrabalho assumem especial importância, pois a última coisa que queremos é ter uma ou mais pessoas da equipa a questionar o trabalho dos outros por falta de confiança/respeito. É por isso que é também tão importante manter a comunicação fluída entre todos, mas esse tema abordamos já a seguir.

Manter comunicação em tempo real e offline

Comunicação, é algo muito importante para uma equipa, seja no escritório, seja em teletrabalho. Algo que tenho observado, é que em teletrabalho o número de reuniões disparou. Se já reuníamos demasiado no escritório, agora mal temos tempo para respirar entre todas as reuniões que se apresentam na nossa agenda, como peças de dominó, sem um único espaço livre. É vital aprendermos a comunicar de forma síncrona e assíncrona (ou em tempo real vs offline). Lá por estarmos em teletrabalho, não significa que tudo tem que ser uma reunião, até porque na maioria delas, ou existem pessoas a mais, ou ninguém está preparado, ou sessões que deveriam ter 30m passam a 2h. Já pensaram na energia que é desperdiçada em reuniões? No custo de oportunidade que resulta de uma reunião com por exemplo 15 pessoas durante 2h, onde não se chega a nenhuma conclusão? E se ao invés de 15 pessoas, pudessem estar apenas 5 e fazer um trabalho melhor? Não seria mais responsável que as restantes 10 pessoas pudessem ter 2h extra para fazer outro tipo de trabalho mais produtivo? Todas estas questões são relevantes, e cabe sempre a quem agenda as reuniões fazer esta análise crítica e convidar apenas as pessoas essenciais. Outro ponto extremamente importante, será que é necessário fazer uma reunião? Tenho observado que em várias situações, um email ou uma partilha numa wiki pode ser uma opção mais eficaz. Se é uma reunião para tomada de decisão, o ideal é apenas convocar os decisores, os restantes podem ser informados por email ou via intranet. Outro caso típico, também utilizado de forma leviana são as reuniões diárias. Será que necessitamos mesmo de as fazer diariamente? E se sim, de que forma podemos encurtá-las? É que da minha experiência, típicas reuniões de PDS diárias que deveriam ter entre 15m a 20m, acabam por transformar-se em reuniões de 45m ou 1h. Se calhar é possível fazer estas reuniões apenas 3x por semana (por exemplo), e utilizar o conceito de "parking lot" para as tornar mais curtas, ou seja, sempre que um tema começar prolongar-se, o moderador da reunião deve reservar o tema para ser falado depois desta, já que na maioria das vezes o tema não interessa a todas as outras pessoas. Comunicar assincronamente também é uma forma de diminuir o fluxo de reuniões, embora aumente o fluxo de emails (não existem soluções perfeitas ). Contudo, algo que pode seguir num email, poupa imenso tempo a todas as pessoas que iriam estar numa reunião de 30m mínimo, um email não leva tanto tempo a ler. Claro que existem exceções, nada é mais rico que comunicação cara a cara, o que estou a tentar passar é que devemos utilizar todos os tipos de comunicação, cada um deles adequado a um tipo de situação distinta. Se queres ler mais sobre isto, dá uma vista de olhos neste artigo sobre quando deves utilizar o email:

Comunicação eficaz por email

Acertar em cheio nas videochamadas

Fazer reuniões eficazes por videochamada é algo obrigatório quando se está num contexto de equipas 100% remotas. Apesar do que se possa pensar, acredito que as regras para se fazer uma boa reunião são as mesmas, quer esta ocorra de forma presencial, quer ocorra de forma virtual. Assim, coisas como definir muito bem qual o objetivo da reunião e dar-se ao "trabalho" de fazer uma agenda, são sempre um must. As pessoas devem saber exatamente qual o propósito e objetivo da reunião, bem como quais os temas que vão ser abordados. Já falámos sobre isto acima, mas falando em pessoas, nunca é demais reforçar que é muito importante não esquecer de convidar para a reunião apenas as pessoas fundamentais para a mesma. Creio que com o teletrabalho, agravou-se um pouco os convites para pessoas que apenas têm que ter conhecimento do tema em discussão. Para essas, diria que o mais importante é fazer seguir uma ata da reunião com as principais conclusões e próximos passos. Deve-se diferenciar muito bem as pessoas que apenas têm que ter conhecimento, daquelas que efetivamente têm que participar e ajudar na definição/resolução do problema (se a reunião tiver este propósito claro). Durante a reunião é necessário garantir que os pontos da agenda são cumpridos, e caso isto não se verifique, alertar as pessoas para o objetivo de estarem ali todos reunidos. Enquanto moderador, deve-se a todo o custo evitar que uma pessoa "domine" a reunião e não deixe os restantes falarem ou exprimirem o seu ponto de vista, bem como dar voz ao maior número de pessoas. Finalmente, no fim da reunião, tentar fazer sempre um resumo dos pontos em aberto e próximos passos, bem como enviar uma ata ou plano de ação por email ou outra plataforma similar (por exemplo Teams). Se quiseres aprofundar mais o tema, convido-te a ler o este artigo sobre liderar reuniões eficazes. Sendo que estamos a falar de gestão de equipas remotas, é importante não descurar o lado humano, deve-se reservar alguns minutos para conviver. Estando as pessoas a trabalhar remotamente, é certamente mais difícil trocar opiniões e falar de temas não relacionados com trabalho. É muito importante que a equipa possa ter um momento de descontração algures na semana, nem que seja por exemplo 20m todas as sextas-feiras para falarem do que bem lhes apetecer. Todos temos a ganhar com isso.

Gerir a performance é mais sobre comunicar e menos sobre controlar

Pessoalmente, nunca fui fã de micro-gestão. Acho que as pessoas não têm que estar a ser controladas ao milímetro para que façam bem o seu trabalho. Deve ser dada autonomia para que a equipa seja capaz de tomar as suas próprias decisões de forma organizada. É por isso que não gosto muito do controlo que ainda se faz relativamente a horas trabalhadas. Em Portugal, e na minha opinião, na maioria das empresas a cultura não é a ideal. Normalmente, quem faz mais horas de trabalho é bem visto, enquanto que alguém que segue o seu horário e sai a horas não "veste a camisola", mesmo que este último seja mais produtivo que aquele que está 12h no escritório. Produtividade tem que ver com tarefas encerradas, e não com tempo no escritório. São os entregáveis que as pessoas executam que geram valor para a empresa. É por isso que em teletrabalho, ainda penso ser mais importante definir o trabalho por tarefas e não por tempo. Ao invés de existir um controlo apertado para com todos os membros da equipa, o correto é existir uma definição de tarefas para o dia/semana, e feedbacks constantes para ajudar as pessoas a atingir essas mesmas tarefas. Metodologias de gestão de projetos ágeis baseiam-se muito nestes princípios, existem objetivos e tarefas a realizar e existem pontos de situação diários, não com o intuito de controlar, mas sim de desbloquear problemas, trocar feedback e ajudar os membros da equipa a completar as suas tarefas. E se alguém consegue fazer bem as suas tarefas em 7h ou 8h, porque há-de estar 10h a 12h no escritório só porque fica bem?

Gerir equipas nunca é fácil, e em teletrabalho apresenta ainda mais desafios. Contudo, na minha opinião, a gestão não é muito diferente de quando se está de forma presencial, principalmente quando já se é um líder que tem confiança na sua equipa, que não tem por hábito controlá-la, e que já distribui trabalho baseado em tarefas e objetivos claros. Para aqueles que pelo contrário sentem necessidade de estar constantemente com o olho por detrás do ombro de toda a equipa, a adaptação é difícil, e requer que se foquem noutro tipo de gestão, afinal, uma excelente equipa é aquela que trabalha com excelência, mesmo quando o seu líder está ausente. 

Ah, a procrastinação. A grande maioria de nós é mestre nesta arte de simplesmente empurrar tarefas que nos aborrecem para um momento futuro. Creio que falo por 99% das pessoas, quando digo que fazer tarefas difíceis é chato! Tenho a certeza que não estou sozinho quando me recordo daquelas tardes na minha adolescência, em que perante um exame no horizonte, limpar o quarto era subitamente mais importante e relevante que passar horas a estudar. Da mesma forma, comer um gelado com bolo de chocolate também é sempre mais saboroso que comer uma salada, ou assistir a uma série, é 10 vezes mais tentador que trabalhar em projetos. A realidade, é que a grande maioria de nós sabe perfeitamente o que é melhor para a nossa pessoa, mas acaba por sucumbir ao prazer imediato da gratificação instantânea. A gratificação instantânea é algo que podemos saborear no momento, sem considerar sequer os benefícios que poderíamos ter no longo prazo se estivéssemos a fazer algo mais útil. Enquanto seres humanos, estamos constantemente a ser alvo de tentações, que acabam por nos desviar das tarefas mais importantes. Se pensares comigo, vais chegar à conclusão que tarefas que te provocam gratificação instantânea, raramente são boas no longo prazo, e vice-versa, tarefas que são desconfortáveis e difíceis no presente podem trazer-te benefícios futuros enormes. Senão vê, podes optar por fazer desporto agora e ter ganhos futuros ou ficar no sofá a ver uma série, obter prazer imediato disso, mas não teres qualquer benefício futuro. Podes optar por fazer uma alimentação saudável agora, ou comer uma caixa de donuts. Podes optar por ir trabalhar num projeto pessoal ou ficar 2h nas redes sociais. Qual achas que é a melhor opção no longo prazo? E qual achas que te vai dar mais prazer no imediato?

Garantir que completas as tarefas difíceis não é uma tarefa fácil. Esse é um problema que necessita de solução. Como não sucumbir à procrastinação? Partilho algumas técnicas que podes começar a utilizar já hoje.

Focar nos primeiros 10 minutos

Parece algo irrelevante, mas esta é talvez a melhor forma de começar a fazer uma tarefa difícil. Foca-te nos primeiros 10 minutos, foca-te em apenas começar. Se tens que te levantar cedo, começa por te sentar na cama e colocar os pés no chão, se tens que ir correr, começa por calçar os ténis, se tens que estudar e te preparar para um exame, começa por algo mais fácil que anteceda o estudo, como por exemplo fazer um chá ou um café. O segredo é não pensar muito, e começar a tarefa. Se fores como eu, ao fim de 10 minutos já estás tão embrenhado que vais continuar durante mais tempo. Garante também que os teus níveis de energia estão elevados quando fores tratar das tarefas mais difíceis. Se tens energia pela manhã, aproveita este período para tratar das tarefas mais complexas, se tens mais energia pela noite dentro, então trabalha de noite. Não existe uma regra de ouro e as pessoas são diferentes. Adapta à tua rotina.

Fazer uma lista de tarefas a fazer

Pode parecer cliché, mas fazer uma lista de tarefas a realizar ainda é um método muito eficaz para garantires trabalho feito. As tarefas dessa lista devem também ser alvo de uma definição de prioridades. Como falámos acima, deves selecionar o trabalho mais complexo para quando tens mais energia, logo esse tipo de tarefas deve-te aparecer como máxima prioridade no período em que tens mais produtividade. Se por exemplo és uma pessoa que demora o seu tempo a iniciar o dia, começa por tarefas mais simples e vai subindo de dificuldade ao longo da manhã. Claro que nem sempre se pode atribuir prioridades com base na complexidade da tarefa, poderão existir tarefas simples que têm que acontecer primeiro, pois por algum motivo têm mais urgência. É nessas prioridades que tens que refletir e trabalhar todos os dias. Podes fazê-lo logo pela manhã, ou em alternativa, no dia anterior antes de encerrar o dia de trabalho. Faz disso um hábito. Se não gostas muito de listas, podes fazer o mesmo e refletir as tarefas no teu calendário/agenda, consoante os espaços disponíveis que tenhas. Dessa forma vais conseguir adequar o esforço das tarefas à disponibilidade diária de que dispões.

Trabalhar por intervalos e incluir pausas

Esta é uma técnica utilizada por milhares de pessoas pelo mundo fora. Está mais que provado que se torna extremamente difícil manter o foco durante horas seguidas. Apenas uma percentagem diminuta de pessoas consegue estar concentrada e focada durante um dia inteiro. O nosso cérebro tende a ficar cansado com o passar do tempo, e necessita de intervalos regulares para poder ir descansando. É por isso que muitas pessoas utilizam a técnica do pomodoro (vê o meu post sobre isto aqui). Basicamente consiste em incorporar intervalos de trabalho com pequenas pausas. Por exemplo, trabalhar de forma muito focada durante 25m e descansar 5m. Ou trabalhar por 50m e descansar 10m. O intervalo de tempo pode ser diferente de pessoa para pessoa. Alguns dão-se bem com intervalos curtos, enquanto outros dizem que preferem trabalhar mais tempo. A escolha é inteiramente tua. A parte importante é que deves ter rigor no processo, se estás num período focado, ignora tudo o resto para além da tarefa que tens em mãos. Cumpre também de forma rigorosa os intervalos, se por exemplo definiste 5m para descansar, não estejas 10m. Não existe necessidade de nos enganarmos a nós próprios.

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Eliminar as distrações e controlar o meio ambiente

A grande maioria das distrações vem do meio ambiente, quer estejas presencialmente no escritório, quer estejas em teletrabalho. Se estás no escritório, vais ter barulho de fundo, pessoas que querem falar contigo, telefones a tocar, etc. Se estás em teletrabalho, podes por exemplo ter uma televisão ligada, um telemóvel que dispara notificações a toda a hora, filhos a exigir atenção, etc. É muito importante fazer um esforço para bloquear estas distrações durante alguns períodos do teu dia, principalmente aqueles que eleges para fazer "trabalho pesado". O nosso dia pode ter vários tipos de tarefas, desde reuniões, tarefas administrativas, responder a emails, mas também terá com certeza aquelas tarefas em que necessitas de te sentar e pensar. Algumas tarefas, pela exigência intelectual que envolvem, necessitam de ser executadas num ambiente mais controlado. No escritório isso pode envolver por exemplo, fugir para uma sala mais sossegada, ou para uma zona de "não perturbar". Caso não tenhas essa possibilidade, espalha a palavra e diz aos teus colegas que durante uma determinada altura do teu dia não vais estar disponível. Podes por exemplo definir das 9h às 10h como a hora em que estás indisponível para o mundo. Se explicares os motivos pelo qual o fazes, a probabilidade é que os teus colegas respeitem esse teu momento de foco. Claro que deves também durante essa hora desligar o email e o software de mensagens instantâneas. O mundo não vai parar se não responderes a algo durante uma hora ou duas :).

Já em casa, as distrações vão materializar-se sob a forma de televisão, telemóvel, internet, crianças, etc. Tudo o que tenha que ver com estímulos externos resultantes de TV e telemóvel têm uma resolução bem rápida, desliga tudo! Não ligues a TV, e durante os períodos de foco máximo coloca o teu telemóvel em modo avião (ou então esconde o telemóvel algures numa gaveta, noutra divisão diferente da que estás). As notificações que recebes durante o dia são uma das maiores causas de distrações, portanto deves eliminar o mal pela raiz. Com crianças é bem mais difícil, mas se já tiverem uma idade mais avançada, podes optar por ter uma conversa onde defines com eles um horário onde não podes ser interrompido(a). A outra opção é guardar as tarefas mais exigentes para horas em que estejam a dormir, como por exemplo muito cedo, ou em alternativa, durante a noite.

Definir metas e deadlines

Definir objetivos com prazos e metas é um grande incentivo à ação. Quando as tuas tarefas não têm uma data definida, podem prolongar-se durante muito tempo, mas quando isso não acontece, e defines deadlines ou datas limite para as executar, magicamente vais dar por ti a dar o máximo para as cumprires. Isto é ainda mais eficaz se tornares públicas as tuas datas, por exemplo, comprometendo-te com uma ou mais pessoas em como no dia x vais ter a tarefa terminada. Até fazeres este exercício, as tarefas assumem uma importância relativa, e caso escolhas por exemplo passar a tarde a ver TV ao invés de te focares na tarefa importante que tens em mãos, nada vai acontecer, não vais sentir o impacto dessa decisão. Se pelo contrário, tiveres definido que até final do dia tens que ter a tarefa terminada, certamente não vais passar a tarde a ver TV. É como quando de repente sabes que não dá para adiar mais, como quando se tem um exame no dia seguinte, e sabes que vais ter mesmo que estudar e não podes deixar para mais tarde.

Atribuir recompensas

Uma forma de te motivares a realizar uma tarefa que não queres fazer, é atribuíres a ti próprio uma recompensa. Definir que apenas podes fazer algo que gostas e que te dá prazer, depois de realizares aquela tarefa que não te apetece mesmo nada iniciar, é uma excelente forma de ganhares motivação. Por exemplo, se adoras ver séries no Netflix, podes por exemplo definir que após 3h ou 4h de trabalho, podes ver um episódio daquela série que estás a acompanhar e que te deixa completamente agarrado ao ecrã. Outro exemplo, se adoras aquele iogurte com pepitas de chocolate, então define que só o podes comer depois de ires treinar e de queimares por exemplo 300 calorias. As recompensas são amplamente utilizadas em ambientes empresariais, normalmente sob a forma de prémios de desempenho. Porque não utilizar o mesmo princípio para as tuas próprias tarefas? Garanto que funciona às mil maravilhas :).

E é tudo, creio que com as técnicas que te falei acima, poderás tentar fazer face à procrastinação. Nos dias de hoje a quantidade de "tentações" e distrações que se apresentam a toda a hora, pode ter como consequência a incapacidade de fazer "trabalho a sério". Deves fazer uso de técnicas que funcionam e que te permitem de alguma forma recuperar o controlo da tua produtividade. Começa já hoje!

Sou um apaixonado por livros, desde que me lembro que tenho este gosto enorme pela leitura. Comecei novo, com livros infantis cheios de histórias de encantar e imagens coloridas, e mais tarde evoluí para livros de ficção e aventura (quem não se lembra do Clube das Chaves ou Uma Aventura?). Tenho recordações de tardes inteiras a ler os livros da coleção Aventuras Fantásticas, onde o leitor podia escolher o rumo da personagem do livro. Conforme fui crescendo, as minhas leituras foram ficando cada vez mais complexas, e nos últimos anos tenho-me focado muito em livros técnicos e bibliografias que me permitem expandir o conhecimento nos mais inúmeros temas.

Mas, umas dezenas (ou centenas) de livros depois, um problema que sempre tive começou a chatear-me de forma mais regular. Para mim, é-me muito difícil armazenar a informação que leio nos livros. Fico com a ideia que invisto dezenas de horas na leitura de um livro, para depois 90% da informação ficar esquecida com o passar do tempo. Na realidade, aquilo que mais quero é guardar o máximo de informação útil na minha memória de longo prazo. Como não sou de ficar de braços cruzados a falar mal da minha fraca memória, comecei a procurar formas de conseguir reter mais informação. Descobri que reduzir a distância entre a teoria e a prática é uma arma excelente para reter a informação que se lê. Se por exemplo, leio sobre técnicas para conduzir reuniões eficazes, tento colocar em prática logo nos dias seguintes, e assim consolidar esse conhecimento na minha memória. Está mais que provado que é uma técnica que resulta, e eu não fui exceção, posso comprovar que funciona. Outra técnica excelente passa por escreveres aquilo que leste, ou em alternativa, tentares explicar a ti mesmo quais os conceitos do livro. Ou seja, não aceitar tudo o que se lê como uma verdade absoluta, deve-se ler com espírito crítico, tentar perceber o autor, e se possível, interligar a mensagem que este está a tentar passar com conhecimento que já possuas. É na capacidade de "misturar" informação que podem surgir ideias fantásticas.

Munires-te com um marcador e sublinhares trechos de livros também é uma excelente técnica para destacar passagens que te dizem algo, ou que são importantes para ti. O grande problema, é que todos esses trechos ficam guardados dentro de um livro, que está algures numa prateleira (ou num dispositivo eletrónico). Torna-se difícil fazer uso da técnica de "spaced repetition", onde para evitar o esquecimento, se procede a revisões regulares do que se pretende memorizar. Bom, pelo menos era isso que me acontecia. Hoje em dia tenho uma nova estratégia! Desde que descobri uma simples aplicação, tenho tido bastante mais facilidade em reter aquilo que leio. Falo-vos da aplicação Readwise.

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Afinal, o que faz a aplicação? Muito simples, se lês livros, por exemplo através da aplicação Kindle da Amazon, começa a sublinhar os trechos que queres recordar. Essa é de facto uma excelente prática (conforme falámos acima) para te recordares daquilo que lês. Por exemplo, se estou a ler um livro sobre gestão de projetos, pode interessar-me fazer highlight numa seção do livro que fala sobre riscos. A partir do momento em que o fazes, este fica automaticamente sincronizado com o Readwise. A grande vantagem reside depois na periodicidade com que o Readwise te mostra esses mesmos trechos de livros que destacaste. Podes por exemplo definir que queres receber um email todos os dias com 5 trechos que sublinhaste algures no tempo. Podes também abrir a aplicação e navegar por vários desses trechos, sendo também possível definir se queres mostrar mais vezes ou menos vezes cada um deles. Através da aplicação, é muito simples fazer essa definição. Quando cada um dos highlights te é apresentado, podes clicar num botão que te vai permitir ver esse highlight no futuro, ou definir, que não o queres ver mais. Dessa forma vais refinando aquilo que queres realmente manter na tua memória de longo prazo.

Para além do Kindle, é possível também guardar highlights realizados em páginas web. Essa é para mim uma grande mais valia, já que leio muita informação técnica em sites especializados, e interessa-me recordar uma grande parte dessa informação. É possível, depois de ler um trecho diário, saltar para a página web e revisitar o tema. Desta forma, a informação não fica perdida para sempre, vais acabar por te lembrar dela, mais tarde ou mais cedo :).

O workflow de utilização desta aplicação é muito simples, e passa por 3 etapas, a primeira, fazer highlights daquilo que tem significado para ti, a segunda, rever diariamente o que te é apresentado e por fim a terceira, memorizar a informação. Ao te serem constantemente apresentados os highlights, vais conseguir reter a informação durante muito mais tempo, quem sabe até recordares algo que leste, e já não te lembrares que o tinhas feito.

Infelizmente a aplicação tem apenas um mês grátis de utilização, sendo que depois tem um custo mensal de 4,49 dólares ou 3,75€ (mais coisa menos coisa). Em todo o caso, caso sejas como eu, é um custo que é facilmente é pago pela possibilidade de te recordares de informação preciosa. Para mim é algo que acrescenta valor na minha vida, e quando isso acontece, não penso duas vezes.

E tu, que estratégias utilizas para reter a informação que lês? Partilha nos comentários, quem sabe existem formas melhores de gerir toda a informação que temos disponível hoje em dia nas nossas vidas.

Alguma vez deste por ti a tentar lembrar-te de algo, e não conseguires? Uma memória melhor é algo que todos nós ambicionamos, e a menos que tenhas uma memória fotográfica e te lembres de tudo o que vês, ouves e lês, diria que estamos todos no mesmo barco. Uma excelente memória é útil para todas as pessoas, seja o estudante que se prepara para um exame, seja o profissional que se prepara para uma apresentação, seja para alguém que apenas se quer recordar da lista de compras quando vai ao supermercado. Hoje em dia, temos o trabalho facilitado, os telemóveis e a internet dão uma ajuda fantástica. Existe uma tendência natural para evitarmos "usar a cabeça", já que é bem mais fácil puxar do telemóvel e fazer uma pesquisa ou navegar nas nossas listas de afazeres. Os telemóveis são objetos muito úteis, e colocar informação que não necessitas de memorizar, no teu telemóvel, ajuda-te a libertar a cabeça para tarefas mais criativas. O problema revela-se quando as tarefas diárias mais criativas que fazes são ver TV ou navegar nas redes sociais. Acredito que o nosso cérebro necessita de estímulo constante para se manter bem afinado, e é por isso que tento ao máximo incluir atividades que o estimulem todos os dias. Para muita pena minha, a memória nunca foi o meu forte. Ficava maravilhado com aquelas pessoas que têm a capacidade de memorizar quantidades gigantes de informação sem qualquer dificuldade, sempre associei isso a talento inato, ou se nasce com essa capacidade ou nunca se vai conseguir chegar lá. Felizmente, ao longo dos anos tentei mudar essa minha forma de pensar. Acredito agora que qualquer pessoa tem a capacidade de atingir um nível muito bom no que quer que seja, desde que pratique de forma incansável. Claro que, efetivamente existem pessoas com maiores capacidades para certo tipo de atividades que outras. É por isso que existem escolas para crianças sobre-dotadas. De alguma forma, essas crianças conseguem extrair mais do "hardware" que dispõem. Contudo, de uma forma global, qualquer pessoa consegue chegar a um nível muito bom apenas com experiência e com treino, mesmo que não tenha uma aptidão natural. Essa é a primeira barreira que é preciso derrubar, a barreira que nos impede de acreditar em nós próprios e perseguir um objetivo, mesmo que nos pareça demasiado distante e difícil.

Munido com a atitude certa, o passo seguinte passa por entender como é que algumas pessoas conseguem ter uma memória tão boa. Existem técnicas que posso aprender ou é algo que não se consegue explicar? Bom, na minha busca descobri que na realidade existem dezenas de técnicas para nos ajudar a ter uma memória melhor. Existem livros para nos ajudar a memorizar todo o tipo de coisas, desde objetos, caras, números, localizações, datas, etc. Recomendo dois livros muito antigos que adorei ler quando chegaram às minhas mãos (ambos de Tony Buzan). Os livros têm dezenas de técnicas de memorização diferentes, algumas delas demasiado complexas e realmente difíceis de aprender, mas com certeza vais conseguir extrair uma ou duas técnicas que poderás utilizar logo a partir do dia 1. Os livros são:

• Speed Memory
• Use your memory

E que tal fazermos um jogo? Vou colocar abaixo, 10 palavras aleatórias, e dar-te 20 segundos para as memorizares. Depois disso, escreve numa folha em branco o máximo de palavras que te lembrares.

• Banana
• Folha de papel
• Ventoinha
• Bicicleta
• Televisão
• Bola de futebol
• Livro
• Cadeira
• Dedal
• Tartaruga

Qual foi o resultado? Se fores como a maioria das pessoas, vais conseguir lembrar-te de um número de palavras entre 5 e 8. Se esperares 5m ou 10m, o número de palavras que te lembras vai decrescer significativamente. Isto porque o nosso cérebro é um orgão muito eficiente, e tende a utilizar o esquecimento para se desfazer de informação que considera irrelevante.

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Mas, e se te dissesse que com uma técnica simples vais conseguir lembrar-te sem dificuldade de todas as palavras? E mais, que daqui a 30m ainda vais ter essa informação gravada na tua cabeça. Acreditas? Boa, então vamos lá. Vamos utilizar uma técnica muito eficaz que é atribuir imagens a palavras, ligando-as umas a outras. O segredo é pensar na relação entre as palavras da forma o mais exagerada possível, quase ridícula, pois isso vai reforçar a tua capacidade de te lembrares com mais facilidade. Vamos começar!

A primeira palavra é banana, e a segunda é uma folha de papel. Podes ligar estas palavras por exemplo ao imaginar uma banana sentada numa secretária, com uns óculos colocados a escrever numa folha de papel gigante. A próxima palavra é ventoinha, portanto como associar a palavra papel a ventoinha? Podes por exemplo imaginar que depois de escrever no papel, a banana gigante pega na folha e atira-a para uma ventoinha, saindo dezenas de pequenos pedaços de papel da parte de trás da ventoinha. Continuando, todos os pedaços de papel que saem de trás da ventoinha se juntam e caem num cesto de uma bicicleta. Para reforçar a ideia podes imaginar que o cesto da bicicleta é gigante, o que faz com que o peso no cesto levante a roda de trás da bicicleta. Depois podes imaginar que a bicicleta começa a descer uma descida muito rápido e bate numa televisão, partindo o vidro da TV. Os vidros saltam, e vão cair em cima de uma bola de futebol, furando-a e fazendo um barulho enorme e assustando um livro gigante que está a dar uma corrida! Depois do susto o livro gigante senta-se numa cadeira para recuperar o fôlego, mas cai um dedal do céu, mesmo em cima do livro, partindo a cadeira. Por fim, imagina o dedal no chão, mas de repente levanta-se e afinal é uma carapaça de uma tartaruga. Em vez de ter uma carapaça normal é na realidade o dedal. Para fortalecer imagina a tartaruga com o dedal no lugar da carapaça a ir em direção ao mar.

Faz novamente o teste, começa na banana e vai percorrendo toda a jornada de imagens na tua cabeça. Conseguiste lembrar-te de todas as 10 palavras? Parabéns, consegues agora com algum treino fazer uso da tua imaginação para te recordares de palavras (por exemplo a lista de compras do supermercado)! Como bónus, sabes que estás a dar treino ao teu cérebro, o que é sempre algo positivo. Ao início, este tipo de associações pode ser difícil, e requer algum treino, mas ao longo do tempo torna-se cada vez mais simples, as imagens vão aparecer na tua cabeça de forma automática.

Existem técnicas mais avançadas de memorização, que podes consultar nos livros que te apresentei acima. Outra técnica excelente chama-se palácio da memória. Esta técnica tem como objetivo também interligar palavras a sítios que conheces, como por exemplo a tua casa. Para te lembrares, deves fazer o percurso pela tua casa, tudo na tua cabeça. Podes começar por imaginar a entrada da tua casa, por exemplo, no jarro que tens por cima do móvel do hall de entrada. Esse será a tua primeira etapa da viagem. Tomando como exemplo a palavra banana, podes imaginar o jarro do teu hall de entrada a cair ao chão, a desfazer-se em 1000 bocados e a sair uma banana de dentro dele, com uns óculos de sol e a dizer "Olá!!!". Depois disso, prossegues para o segundo objeto, que pode ser algo como um espelho. Sendo a segunda palavra folha de papel, podes imaginar o espelho, a enrolar-se como uma folha de papel, como se fosse um diploma. Tenho a certeza que quando começares a caminhada no teu palácio da memória, te vais lembrar que a primeira palavra é banana, e que a segunda é folha de papel. A beleza é que podes fazer o teu palácio tão grande quanto queiras. O importante é primeiro dominares o percurso e os objetos que se encontram no teu palácio, antes de começares a ligar informação que queres memorizar. Mais uma vez, ao início tudo isto te vai parecer extremamente difícil, mas como em tudo o resto, com treino tudo é possível. O segredo é praticar um pouco todos os dias. O teu cérebro vai agradecer :).

Hoje falamos sobre algo tão negligenciado nos dias que correm, o sono. Cada vez achamos que temos mais para fazer. Sejam as tarefas cada vez mais exigentes, sejam as deslocações demoradas entre o trabalho e a nossa casa, sejam os filhos que têm trabalhos da escola e necessitam da nossa ajuda, sejam as séries do Netflix que queremos ver ao final do dia para relaxar. Parece que sobra cada vez menos tempo para algo essencial e de extrema importância para a nossa saúde, dormir bem. Dormir é fundamental para o nosso bem estar físico e psicológico, e sempre que o comprometemos, não só estamos a dar um passo atrás, como não estamos a deixar o nosso corpo fazer aquilo que necessita todos os dias para se renovar.

Pensa-se que dormir ajuda a limpar o nosso cérebro (embora ainda não se tenha entendido bem como). Se por um lado ainda não se conhece totalmente como o sono ajuda o nosso cérebro a limpar toxinas, por outro, já estão provados vários benefícios que advém de um bom descanso diário. Alguns dos benefícios são:

• Ajuda a melhorar a memória e a melhorar a capacidade de resolução de problemas;
• Ajuda a manter-te motivado e alerta;
• Ajuda a prevenir sentimentos de depressão e mau estar psicológico;
• Permite que o nosso corpo possa reparar tecidos;
• Permite fortalecer o sistema imunitário;
• Ajuda a reduzir o risco de doenças cardiovasculares.

Poderia escrever ainda mais benefícios. Basta fazer uma pesquisa pela internet para descobrir vários estudos científicos que provam a importância de dormir bem. Alguns estudos apontam para um intervalo de 7h a 9h de sono para um adulto, mas claro que vai depender muito de ti e do teu organismo. Por exemplo, pessoalmente dou-me bem com 7h30, mais coisa menos coisa, dormir mais parece não me beneficiar muito e dormir menos faz-me sentir cansado e sonolento. Creio que todos nós acabamos por perceber quanto podemos ou não dormir, mas caso pretendas perguntar a ti mesmo se estás ou não a dormir o suficiente, tenta estas perguntas:

1. De manhã, quando acordas, sentes-te bem e com energia? Caso utilizes despertador, a maior parte dos dias acordas ainda antes dele tocar? Se respondeste que sim a ambas, diria que estás a dormir o suficiente. Um sinal que o teu corpo descansou é acordares por ti próprio, sem necessidade de despertador.

2. Durante o dia, sentes-te sonolento e com necessidade de ingerir por exemplo cafeína para te manteres com energia? Se respondeste que sim, podes não estar a descansar o suficiente durante a noite, ou podes precisar de fazer uma sesta rápida a meio do dia para repor as energias. Alguns escritórios já disponibilizam locais próprios para as pessoas poderem fechar os olhos e descansar por curtos períodos de tempo. Por exemplo, se tens uma hora de almoço, podes aproveitar 10m a 20m para descansar. A tua produtividade vai disparar.

3. Quando não necessitas de acordar cedo (por exemplo ao fim-de-semana), ficas demasiado tempo a dormir? Se respondeste que sim, provavelmente não estás a dormir o número certo de horas por noite. Pessoas que tendem a ficar mais horas a dormir nos dias em que não têm a obrigação de acordar cedo, podem indicar sinais de cansaço por não descansarem o suficiente durante a semana, tentando compensar ao fim-de-semana.

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Dormir bem depende sobretudo de nós. Algumas pessoas sofrem de insónias, mas a grande maioria não tem esse tipo de problemas. Através de técnicas e rotinas simples é possível passar a dormir bem melhor. Por exemplo, ir dormir sempre no mesmo horário é uma rotina ótima para manteres hábitos de sono regulares. Nunca reparaste que quando mudas a hora de ir dormir, por vezes não tens sono? Comigo acontece-me muito. Normalmente todos os dias me dá o sono a determinada hora. Se combato essa vontade de ir dormir e me mantenho acordado, já sei que vou ter mais dificuldades em adormecer, mesmo indo-me deitar mais tarde.

Outra coisa que sei que me ajuda, é pelo menos 1h antes de ir dormir, manter a luminosidade da casa relativamente baixa, com luzes mais quentes. O nosso organismo está programado para assumir que se está escuro é hora de ir dormir, e é por isso que luzes demasiado brancas e fortes não te vão ajudar. Levar o telemóvel para a cama e estar a navegar na internet é também algo que pode mesmo impedir-te de dormir convenientemente. Tenta manter uma rotina pré-sono, pode ser por exemplo, desligar a TV, ignorar o telemóvel, ler um livro, tomar um banho quente ou beber um chá com propriedades calmantes. Claro está que se deve evitar cafeína e afins. A temperatura do quarto também é importante, está provado que dormimos melhor com temperaturas mais frescas (a rondar os 18ºC ou 19ºC). É por isso que no Verão é tão difícil dormir naquelas noites quentes. Caso disponhas de ar condicionado em casa, tenta refrescar um pouco o quarto antes de ir dormir. Se quiseres perceber melhor de que forma a temperatura afeta o nosso sono dá uma vista de olhos neste link da Sleep Foundation.

Dormir bem depende de muitos fatores, mas a maioria pode ser controlada por nós próprios. É imprescindível ter um bom descanso. Muito se fala da importância do exercício físico nas nossas vidas, mas deve-se também dar especial atenção ao nosso sono, afinal, ajuda a regular o órgão que controla tudo o resto, o nosso cérebro. Não facilites.

Recentemente surgiu uma notícia sobre os longos horários de trabalho de colaboradores do Goldman Sachs. Alguns analistas afirmam ter semanas de trabalho de 100h, sem qualquer dia de folga. As horas para dormir também não são muitas, andam a rondar as 4h/5h. Assumindo que as horas de trabalho são distribuídas de igual forma por todos os dias da semana, 100h semanais são mais de 14h/dia. Se assumirmos que não se trabalha ao Sábado, os analistas passam mais de 16h/dia no escritório. Tendo em conta que necessitam de se deslocar para casa, alimentar-se, dormir e todas as atividades normais que um ser humano precisa, rapidamente se percebe que a atividade mais sacrificada é mesmo o sono. Muitos deles entendem que é o preço a pagar para fazer parte de um banco de investimento de prestígio, como é o caso do Goldman Sachs, mas pessoalmente, considero que este tipo de horários de trabalho é muito pouco sustentável. O ser humano não é uma máquina, não evoluímos de forma a poder trabalhar mais, muito pelo contrário. Sou uma das pessoas que acredita que mais horas de trabalho não significa mais produtividade. O cérebro não consegue manter o foco durante tantas horas, ainda por cima sem descanso adequado. Muitos profissionais enganam o cérebro tomando todo o tipo de drogas que lhes permite estarem mais focados e mais despertos. É um pouco como o uso de drogas no ciclismo. Quando se fala em resistência sobre-humana, existe sempre o factor "ajuda externa"!

Onde quero chegar com todo este discurso? Bom, eu sou um apoiante de ritmos de trabalho sustentados. Sou o primeiro a dizer que se for necessário fazer um esforço durante um período de tempo, estou totalmente disponível. O problema é quando o esforço se prolonga durante todo o ano, seja por excesso de trabalho atribuído às pessoas, seja por problemas no planeamento. As novas gerações de profissionais procuram muito mais equilíbrio e flexibilidade. Não querem estar fechados num escritório 16h/dia durante meses ou anos, simplesmente preferem desistir e seguir em frente. Um profissional está no seu melhor se tiver descanso adequado. Veja-se o caso do Horta Osório quando foi nomeado CEO do Lloyds Bank. Após alguns meses sucumbiu a um burnout por excesso de trabalho. Desde aí é um grande defensor de um equilíbrio entre trabalho e descanso. Estes temas não são brincadeira, e devem ser encarados muito a sério. Em alguns países já é mal visto ficar a trabalhar até mais tarde, que é exatamente o contrário do que acontece em Portugal. Normalmente, por terras Lusas, quem fica até mais tarde é que é o esforçado, mesmo que produza metade daquele que entra 30m mais cedo, termina todas as suas tarefas e sai na hora estabelecida em contrato.

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Urge as empresas começarem a pensar em tarefas e não em tempo. Isto ainda é mais válido num contexto de pandemia em que milhares de pessoas trabalham a partir de casa. Não se deve monitorizar o tempo que o colaborador se encontra na empresa, mas sim a quantidade de trabalho que consegue produzir. Claro que nem sempre é fácil, tornando-se muito mais simples controlar o tempo. É por isso que surgem cada vez mais metodologias ágeis, onde o trabalho diário/semanal de cada colaborador é alinhado e definido (e normalmente colocado em Kanban´s). Através desses planos semanais e diários, é possível ter uma ideia muito clara de quais as tarefas de cada pessoa, e consequentemente prestar menos atenção ao fator tempo e mais atenção ao fator objetivos. Se um colaborador termina mais cedo todas as suas tarefas da semana, porque não pode sair por exemplo 2h mais cedo? Nos dias de hoje, as pessoas dão muito valor à flexibilidade, a forma como uma empresa lida com isto passou a ser tão importante para reter um colaborador como o fator salário. Pessoas com horários flexíveis vão estar menos disponíveis para mudar de emprego. Existe ainda o reverso da medalha, que é a empresa aproveitar essa definição semanal/diária de objetivos para dar tarefas impossíveis de realizar em 8h/dia. Ninguém ganha com isso, pode parecer que a empresa ganha no curto prazo, mas no médio e longo vai acabar por ter pessoas cansadas e a abandonar as suas funções. Nunca se deve hipotecar o médio/longo prazo por ganhos no curto prazo. Uma empresa existe para se manter "no jogo" o máximo tempo possível, logo os seus maiores objetivos e ações deveriam estar no médio e longo prazo.

Voltando ao caso Goldman Sachs, este banco pode dar-se ao luxo de continuar a abusar das pessoas, pois vão sempre existir profissionais mais novos e mais motivados a sair das faculdades, com vontade de trabalhar 100 ou mais horas. Depende da empresa, querer ou não tomar a decisão de dar aos seus colaboradores condições de trabalho decentes e impor limites. Bem sei que os salários nesse tipo de bancos são muito elevados, mas existe um limite para o que uma pessoa aguenta, e é seguro que semanas de trabalho de 100 ou mais horas não são de todo saudáveis.

Cabe a cada empresa tomar a atitude ética de definir regras que protejam os seus colaboradores, criando assim uma relação win-win, onde todos podem beneficiar.

Olá! Quem acompanha os meus posts de forma regular, sabe que sou um grande adepto da incorporação de hábitos no dia-a-dia. Ora, é exatamente sobre isso que te falo hoje. Trago-te um exemplo de um hábito que sigo quase há um ano, fazer 100 flexões diariamente. Porque decidi iniciar algo deste género? Bom, acima de tudo queria mais uma vez provar a força que tem um hábito positivo nas nossas vidas.

Este hábito, como qualquer outro, necessita que exista um compromisso da nossa parte. Existem dias em que simplesmente não apetece, seja porque tiveste um dia difícil, seja porque está a chover, seja porque discutiste com alguém. Contudo, é nesses dias que é mais importante mantê-lo. É necessário "aparecer" todos os dias, sem exceções, só dessa forma se pode colher os benefícios. 

Depois desta pequena introdução, passamos aos factos. Depois de meter na cabeça que iria conseguir fazer 100 flexões seguidas, percebi que sempre fui um tipo desportista, mas que nunca havia conseguido chegar a um número tão grande de flexões. Quando comecei, fazia cerca de 50, e rapidamente entendi que até chegar ao meu objetivo não ia ser uma questão de semanas mas sim de meses. Como qualquer hábito positivo, é normalmente difícil ver o benefício nos primeiros dias. A recompensa aparece algum tempo depois. Já os hábitos negativos, tens a recompensa de forma instantânea, mas não te trazem qualquer tipo de benefícios no médio/longo prazo. Exemplos, fumar, má alimentação, sucumbir à preguiça, etc.

Dia 1 da minha jornada, forcei-me a fazer o máximo que conseguia, parando para descansar, e tornando a fazer mais flexões, até chegar ao número mágico de 100. Não tenho muito claro o número inicial que consegui, mas sei que foram cerca de 50, depois 25 e terminei com outras 25. O desafio diário era sempre o mesmo, tentar aumentar o primeiro número, de 50 para 51, depois 52, e por aí em diante. Independentemente do número de flexões da primeria série, forçava-me sempre a fazer 100 por dia. Aos poucos e poucos, cheguei a 60, depois 70, depois 80, e agora, após vários meses, consegui atingir o meu objetivo de fazer 100! Aliás, já bati esse recorde e vou em 110 (dá uma vista de olhos no vídeo). Nas primeiras semanas o progresso foi muito lento, diria mesmo inexistente. É neste período que se torna fácil desistir. A grande lição que este pequeno hábito nos ensina é que são nesses momentos que temos que continuar, dia após dia, todos os dias. De um momento para o outro o número começou a subir, e agora é-me muito fácil fazer 100 flexões seguidas. Tudo com um simples hábito, em que o único custo que teve para mim foram 2m a 3m diários. Algo que verifiquei que ajuda muito é fazer o hábito numa hora específica, ou após alguma ação. Desta forma não te esqueces de o realizar. Por exemplo, após acordar realizar o hábito, ou então antes de almoçar. São exemplos para o teu cérebro entender que falta fazer algo.

Qual a moral desta história? Muitas vezes tendemos a impor restrições a nós próprios. Seria muito mais fácil dizer: "nunca vou conseguir fazer 100 flexões, é impossível", que dizer: "vou-me esforçar todos os dias para chegar ao meu objetivo". Acredito que o ser humano tem uma capacidade espetacular de evoluir, de mudar, de perseguir um objetivo e atingi-lo, seja ele qual for. Os hábitos são uma excelente forma de lá chegar. Queres ser melhor a tocar um instrumento musical? Inicia um hábito de praticar 30m por dia. Queres iniciar um negócio? Investe todos os dias 50m ou 1h na perseguição desse sonho. Queres correr a maratona? Treina corrida todos os dias, e participa na mini e meia-maratona antes de passares para a maratona. É tudo uma questão de investir esforço diário na perseguição de algo, e não falhar nunca, mesmo naqueles dias em que não apetece. Na minha opinião é esse o grande segredo das pessoas de elevado sucesso. Normalmente têm um objetivo muito bem definido, e todos os dias vão atrás dele.

Não facilites, vai atrás do que queres, é possível :)!